Halaman yang Anda Cari Tidak Tersedia
Halaman yang Anda Cari Tidak Tersedia
General Affair adalah divisi yang bertanggung jawab atas kebutuhan operasional perusahaan.
Dalam struktur divisi di perusahaan, General Affair adalah divisi penting yang berperan untuk memastikan kebutuhan dan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, bagian ini juga sering disebut sebagai bagian umum.
Pasalnya, General Affair atau GA adalah divisi dengan lingkup kerja paling luas. Namun, masih banyak yang belum mengetahui tanggung jawab dan tugas General Affair. Berkaitan dengan hal tersebut, artikel ini akan membahas lebih lengkap tentang apa itu General Affair beserta lingkup tugas dan tanggung jawabnya.
Nah, bagi Sobat OCBC yang tertarik untuk memulai karier di posisi ini bisa menyimak penjelasan berikut!
General Affair adalah divisi yang sering disebut sebagai bagian umum dalam perusahaan. Hal tersebut mengacu pada peran dan tugas General Affair yang terlibat pada hampir seluruh aktivitas bisnis perusahaan.
Dengan kata lain, General Affair adalah pihak yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengawasi serta memastikan bisnis perusahaan berjalan lancar, baik dari segi kebutuhan maupun kegiatan operasionalnya.
Salah satu peran paling umum dari General Affair adalah menyediakan kebutuhan peralatan kantor, termasuk fasilitas untuk kenyaman karyawannya. Dengan dipenuhinya kebutuhan karyawan, hal tersebut juga akan berdampak pada meningkatnya produktivitas kerja, sehingga performa bisnis juga optimal.
Terdapat beberapa hal yang menjadi tugas General Affair dalam menjalankan pekerjaannya. Berikut penjelasan lengkapnya:
Sebagia besar tugas General Affair adalah memastikan semua aset fisik perusahaan terjaga dengan baik. Hal tersebut mencakup perawatan, perbaikan, dan pengelolaan inventaris kantor. Tujuannya adalah memastikan kelancaran proses kerja dan menjaga agar aset perusahaan berfungsi optimal.
Tugas General Affair berikutnya adalah merencanakan proses pengadaan barang dan kebutuhan operasional. Prosesnya mulai dari menentukan kebutuhan barang, mencari penyedia atau vendor yang tepat, menegosiasikan harga, membuat perjanjian pembelian sampai mengelola barang tersebut.
Bagian integral dari tugas General Affair adalah melakukan pembayaran atas pembelian barang atau layanan yang diperlukan oleh perusahaan. Hal tersebut mencakup pemrosesan faktur, pembuatan dan pengiriman pembayaran kepada pihak yang bersangkutan, dan pemantauan catatan keuangan untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Salah satu peran penting General Affair adalah memastikan pembayaran tenaga kerja harian atau kontrak berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan. General Affair akan melakukan perhitungan gaji, memantau jam kerja, dan mengkoordinasikan dengan bagian keuangan untuk menjamin pembayaran kepada sudah karyawan sesuai.
Baca juga: Perencanaan Bisnis: Pengertian, Tujuan, Komponen, dan Tipe
Selain menjalankan tugasnya, posisi General Affair memiliki beberapa fungsi penting yang harus dijalankan dengan baik untuk menjaga kelancaran aktivitas bisnis. Beberapa fungsi General Affair adalah sebagai berikut:
General Affair adalah pihak yang memiliki fungsi untuk mengatur divisi di bawahnya. Maknanya, General Affair berfungsi untuk menyusun dan mengawasi penerapan kebijakan maupun SOP perusahaan terkait penggunaan fasilitas yang ada. Tujuannya adalah mencegah terjadinya kerusakan dan kelancaran kegiatan perusahaan.
Salah satu fungsi utama General Affair adalah menangani berbagai perizinan yang diperlukan oleh perusahaan, mulai dari izin operasional bisnis, kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, serta mengurus lisensi dan izin lainnya.
General Affair berperan sebagai perwakilan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan pihak luar, seperti vendor, pemasok, lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitar. Membangun dan memelihara hubungan positif akan membantu mendukung kerja sama yang saling menguntungkan dan menjaga reputasi perusahaan.
Fungsi penting lainnya dari General Affair adalah memastikan pemeliharaan dan perawatan secara berkala terhadap fasilitas, peralatan, dan infrastruktur perusahaan. Fungsi ini mencakup pemeliharaan gedung, perbaikan peralatan kantor, serta mengatur jadwal servis dan perawatan untuk memastikan semua beroperasi dengan baik.
Fungsi General Affair terakhir adalah memastikan kesiapan dan kelengkapan laporan berkala yang diperlukan oleh manajemen atau instansi terkait, seperti proses pengumpulan data, pembuatan laporan terkait kegiatan operasional, kepatuhan perizinan, dan pemeliharaan fasilitas.
Baca juga: Biaya Operasional: Komponen, Jenis-Jenis, dan Cara Menghitung
Dari beberapa tugas dan fungsi General Affair di atas, posisi ini juga memiliki tanggung jawab yang harus dipenuhi. Berikut penjelasannya:
Tanggung jawab utama dari General Affair adalah menciptakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan. Setiap kebutuhan, pengadaan, dan perawatan fasilitas akan dinilai secara objektif oleh GA. Dengan kondisi kerja kondusif, GA mendukung tercapainya keberhasilan tujuan bisnis.
General Affair bertanggung jawab atas proses pengadaan barang dan layanan yang diperlukan oleh perusahaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, serta memastikan pengiriman dan kualitas barang telah sesuai standar perusahaan.
Tanggung jawab General Affair juga memastikan bahwa semua aspek legalitas perusahaan terpenuhi sehingga kegiatan operasional bisnis juga berjalan lancar. Beberapa di antaranya, seperti menangani prosedur hukum serta administrasi terkait dengan aspek legal perusahaan.
Menempuh karier sebagai General Affair akan memberi Sobat OCBC kesempatan untuk naik jabatan. Berikut jenjang karier untuk jabatan General Affair:
Tugas Staff General Affair di awal karier ini adalah mendukung berbagai kebutuhan operasional kantor terkait fasilitas, administrasi, dan manajemen aset. Staff GA biasanya terlibat dalam pemeliharaan kantor, manajemen inventaris, pengelolaan layanan keamanan, dan administrasi umum.
Pada level supervisor, GA memiliki tanggung jawab yang lebih luas dan berperan untuk mengawasi Staff GA. Supervisor GA bertugas mengoordinasikan pekerjaan staf dan menangani perencanaan anggaran untuk kebutuhan GA.
Seorang Manager General Affair mengelola seluruh bagian GA, mengawasi timnya, serta mengembangkan strategi untuk efisiensi operasional. Mereka terlibat dalam perencanaan bisnis jangka panjang dan pengelolaan anggaran yang lebih besar.
Posisi Head of General Affair adalah jenjang karier tertinggi yang bertanggung jawab penuh atas seluruh fungsi GA dalam perusahaan, seperti untuk pengambilan keputusan strategis, kolaborasi dengan pihak manajemen, dan mengawasi operasi secara menyeluruh.
Pada intinya, General Affair adalah salah satu divisi krusial dalam perusahaan untuk memastikan setiap kebutuhan dan kegiatan operasional bisnis terpenuhi. Hal tersebut juga mencakup upaya memberikan kesejahteraan kepada karyawan.
Peran General Affair sangat diperlukan agar tidak timbul masalah baik internal dalam divisi maupun antar divisi lainnya dalam perusahaan. Sehingga, bisnis berjalan lancar dan karyawan bekerja secara optimal.
Berbicara soal efektivitas kegiatan operasional bisnis yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan, penyediaan asuransi kesehatan bagi pekerja juga akan memberikan manfaat lebih.
Bank OCBC menawarkan Asuransi HealthCare+ yang memberikan perlindungan kesehatan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan persyaratan mudah dan manfaatnya yang lengkap, Asuransi HealthCare+ dari Bank OCBC dapat menjadi pilihan tepat untuk memberikan proteksi pada karyawan.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, lindungi kesehatan dan kesejahteraan karyawan bersama Bank OCBC sekarang juga!
Baca juga: Apa itu Risiko Operasional? Ini Arti, Jenis, & Manajemennya
